Pertimbangan pelaksanaan MICE

Menurut Kesrul (2004:9), dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

1). Penetapan lokasi dan ruang MICE

a. Dalam penentuan terjadi 2 kemungkinan sebagai berikut:

Pihak klien yang menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya. Pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut.
Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan, misalnya menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi.

b. Pertimbangan tempat penyelenggara secara geografis dengan spread of the person attend: terlalu jauh dari tempat peserta, kecuali khususnya seperti no.1b, peserta yang memerlukan sekali seminar dan konferensi tersebut.

c. Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar.

2). Perlengkapan fasilitas MICE

Menurut Kesrul (2004:90) Perlengkapan fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari pertemuan atau konferensi amat beragam sehingga tidak ada standar yang berlaku umum.

Dalam menentukan perlengkapan suatu pertemuan perlu memahami dengan seksama beberapa hal berikut:

Jenis pertemuan dan lamanya
Jumlah target peserta
Jumlah ruangan yang dibutuhkan
Jenis dan jumlah equipment yang diperlukan
Bentuk pengaturan tempat duduk (Layout design)
Fasilitas Akomodasi peserta MICE

(Persiapan fasilitas membutuhkan perencanaan yang ekstra, kerja keras dan kerjasama dari berbagai pihak pelaku dan pelaksana dengan check list sebelum pelaksanaan)

3). Penanganan transportasi dalam event MICE

Meeting planer atau PCO (Professional Conference Organizer) bertanggung jawab dalam pengaturan transportasi bagi keseluruhan peserta MICE. Menurut Kesrul (2004:104), ada enam point kegiatan yang harus diperhatikan dalam pengaturan transportasi peserta yaitu:

Transportasi udara (booking, check-in, boarding pass) PP/vice versa
Airport shuttle service ke dan dari hotel
Multiple property shuttle (untuk rombongan)
VIP transportation yang memadahi
Local tour arrangement (itinerary)
Staff transportation.
Menyesuaikan dengan kondisi situasional (kepadatan lalu lintas daerah)
Check list sesuai perencanaan MICE event

4). Meal arrangement (Pelayanan makanan dan minuman)

Menurut Kesrul (2004:113), Mengemukakan bahwa agar acara pertemuan atau konferensi berjalan dengan lancar dan mengurangi complaint makanan dan minuman. Seorang meeting manager perlu memeriksa lokasi dan penempatan reguler food and beverage, room service and banquet capabilities.

Evaluasi kualitas makanan dan minuman meliputi appearance and attractiveness, cleanliness, dan jenis serta variasi makanan dan minuman pada saat ramai (peak hours) untuk mengetahui ketersediaan stock bahan, kecepatan pelayanan dan keterampilan petugas service.

Disamping itu termasuk harga yang sesuai dengan penawaran, dan apakah perlu melakukan pemesanan terlebih dahulu.

Apakah restaurant tempat yang telah ditentukan juga melayani permintaan khusus atau tambahan menyangkut lay out dan jenis menu makanan dan minuman yang sesuai dengan kualitas standard event.

5). Pengelolaan Akomodasi dalam event MICE

Dalam penyelenggaraan event MICE bidang akomodasi ini sangat menentukan dapat terselenggaranya dengan baik atau tidak. Fasilitas sarana prasarana yang dipersiapkan dengan baik sangat menentukan kesempurnaan penyelenggaraan event.

Berikut ini daftar penanganan akomodasi yang harus diperhatikan dan selalu diadakan check list:

Akomodasi yang memadahi sesuai harapan peserta
Jumlah kamar, tipe kamar dan jenis tempat tidur (Twin bed, Double Bed).
Kamar gratis untuk panitia atau komite: jumlah, tipe, dan fasilitas yang harus dibayar.
Kamar khusus untuk organisasi dan tamu resmi: jumlah, tipe, dan harga

Penyelenggaraan event MICE sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja.

Cara kerjanya mempunyai sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain.

Pengembangan MICE dimulai dari segmentasi pasar MICE, aspek promosi; design proposal; itinerary; fliers; kemasan produk; dan penyelenggaraan event MICE yang mampu menciptakan manfaat atau nilai guna bagi semua pihak, dan terciptanya citra organisasi (Brand Image) dan kerjasama ekonomi antar negara didunia. Beberapa perusahaan yang menjadi Pasar MICE:

Perusahaan Otomotif;
Perusahaan IT/ Computer/ Electronik
Perusahaan Manufaktur
Perusahaan Properti
Perusahaan Niaga, Medikal, Assuransi
Perusahaan Corporate
Associasi Conference & Exibition

Beberapa Kriteria persyaratan PCO/ EO:

Memiliki ketangguhan (strong)
Memiliki pengalaman di bidang MICE
Dapat dipercaya (Trusty)
Dapat dihargai (Recognation)
Keuangan yang Stabil (Financial Stable)
Berkualitas (quality performance)

Beberapa pihak yang terikat dan saling mendukung menentukan terselenggaranya event MICE dengan sempurna. Adapun tahapan atau urutan posisi para pihak yang sesuai dengan lingkup wilayah kerja dan tanggung jawab penyelenggaraan MICE adalah sebagai berikut:

Penyandang dana dapat berupa sponsor atau instansi/perusahaan yang mempunyai ‘hajat’ dalam istilah sederhana adalah pihak yang mengeluarkan dana untuk pelaksanaan suatu program.
Pelaksana. Posisi dan peran penyelenggara MICE seperti PCO (Professional Conference Organizer), PMO (Professional Meeting Organizer) , PITO (Professional Incentive Travel Organizer) dan PEO (Professional Exhibition Organizer ) yang sesungguhnya. Pelaksana bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak. Karena menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada, maka pelaksana memiliki posisi yang sangat vital dan strategis.
Penampilan Peserta MICE adalah salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis program sangat tergantung pada para penampilnya. Contoh: kompetisi sepakbola tingkat regional, bila tidak diikuti oleh kesebelasan top, kurang mempunyai daya tarik. Sehingga apabila MICE dapat diselenggarakan dengan melibatkan potensi peserta internasional akan lebih bernilai dan sukses.
Penonton. Apapun program evennya, faktor kehadiran penonton/ tamu menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.
Pengamat. Biasanya dari kalangan pers, atau justru kawan-kawan sendiri, atau siapapun yang memperoleh informasi tentang event yang dilaksanakan. Para pengamat atau orang luar mempunyai pengaruh sebagai Humas atau Public Relations (PR) secara tak langsung.

Location: Indonesia