Email : Penjelasan, Cara Kerja, dan Jenis - jenis Email - Student Terpelajar

Email : Penjelasan, Cara Kerja, dan Jenis - jenis Email - Kehadiran internet tidak disangkal lagi telah membawa revolusi pada cara manusia melakukan komunikasi. Dengan internet, kendala ruang atau jarak berkomunikasi telah banyak diatasi. Sebelumnya dengan fasilitas yang ada sebenarnya kita sudah bisa mengatasi masalah jarak. Telepon, sebagai contoh, adalah fasilitas yang muemungkinkan kita bisa berkomunikasi ke mana saja di dunia ini. Akan tetapi kenyataan bahwa pulsa telpon interlokal atau internasional sangat mahal akhirnya menjadikan fasilitas tersebut tidak optimal digunakan. Dengan kata lain, segala sesuatu yang muncul sebagai efek dari komunikasi melaluinya hanya tinggal sebagai potensi saja. Dengan adanya internet, manusia dihadapkan pada sebuah kemungkinan di mana komunikasi ke mana saja dengan biaya murah dapat diselenggarakan. Kemungkinan yang dapat timbul sebagai akibatnya tentu bisa sangat luas.

Salah satunya layanan komunikasi melalui internet adalah email, atau electronic mail. Yang kita lakukan bila kita berkomunikasi menggunakan e-mail adalah mengetikan pesan yang akan kita kirim pada program komputer yang dikhususkan untuk keperluan ini (email client), seperti Outlook Express, Netspace Communicator, Eudora, dan lain-lain. Kemudian pesan yang telah selesai disusun kita kirimkan, setelah sebelumnya kita menghubungkan kita dengan internet. Biasanya bersamaan dengan mengirim, kita juga sekaligus mengecek apakah ada pesan yang ditujukan ke alamat kita. Setelah itu kita bisa memutuskan hubungan dengan internet.

Karena pengirimna dan penerimaan e-mail ternyata berjalan sangat cepat dan efisien, akhirnya orang berpikir untuk mencari berbagai kemungkinan komunikasi yang bisa dikembangkan melalui medium ini, seperti apa yang disebut distribution list, dan discussion list. Bahkan di antara mereka yang sering menggunakan email telah berkembang konvensi-konvensi pergaulan tertentu, yang sangat penting untuk diketahui oleh para pemula, seperti netiquette, smiley / emoticon, avatar / nickname, dan sebagainya. Akhirnya dengan semakin canggihnya program email yang digunakan, semakin terbuka pula kemungkinan yang lebih luas. Dewasa ini semua email clients mampu menyertakan file pada email yang dikirimkan, sebagai attachment atau lampiran. Ini berarti yang dikirmkan oleh emial bukan hanya tulisan, tapi bisa juga suara, gambar, bahkan gambar bergerak.

Tidak ada medium komunikasi yang sempurna. Demikian pula dengan email. Apa yang sebenarnya terjadi adalah pertukaran tulisan elektronik diantara mereka yang memiliki alamat email. Ketidaksempurnaannya adalah bahwa semua itu hanya berupa tulissan ! Akan tetapi justru pada ketidaksempurnaan itulah letak kelebihannya. Yang harus segera di sadari kemudian adalah bahwa akhirnya kita akan harus menghargai orang lain yang lebih karen pikirannya, gagasannya. Bukan karena faktor-faktor lain yang kurang esensial bagi timbulnya sebuah intellectual discourse yang demokratis dan hal yang tentu sangat didambakan oleh publik perguruan tinggi. Demi kemajuan pendidikan dan ilmu pengetahuan di Indonesia maka harus dikatakan bahwa keberadaan internet di suatu perguruan tinggi adalah conditio sine qua non. Tidak bisa tidak.

Electronic mail yang sering disebut email merupakan salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling banyak digunakan di internet. Email merupakan alat komunikasi paling murah dan cepat. Dengan email kita dapat berhubungan dengan siapa saja yang terhubung di enternet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal. Email menggeser penggunaan telepon dan fax dimas kini.

Konsep email adalah seperti kita mengirim surat dengan pos biasa, dimana kita mengirm ke kantor pos dengan diberi alamat yang dituju. Dari kantor pos tersebut akan disampaikan ke kantor pos terdekat dengan alamat yang dituju dan akhirnya sampai ke alamat tersebut. Dan penerima hanya membuka kotak posnya saja yang ada di depan rumah. Pengirim tidak tahu apakah orang yang dituju tersebut sudah menerima surat tersebut atau belum, langsung dibals atau tidak.

Dengan email data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cecat. Selain itu juga dapat dikirim file-file berupa program, gambar dan aplikasi lainnya. Kita juga dapat mengirim ke lebih satu orang dalam waktu bersamaan.

Untuk bisa mendapat alamat email ini, kita harus membuatnya melalui salah satu web yang ada di internet atau lewat ISP yang ada. Kemampuannya menyusun, mengirim dan menerima e-mail telah ada sejak masa APRANET dan sangat populer. Banyak orang mendapat kiriman e-mail setiap harinya dan menganggap bahwa e-mail merupakan cara yang efektif dalam berkomunikasi dengan orang di luar lingkungannya, dibangding dengan tellepon maupun menirim surat.

Untuk mengirim email dibutuhkan program email yang terdapat di Internet Exploler atau Netspace Navigator. Di internet juga banyak tersedia fasilitas yang memungkinkan kita untuk saling berbagi informasi dengan orang lain mengenai topik-topik tertetu. Jika kita bergabung dengan anggota mailing list kita bisa menrima dan mengirim email ke semua anggota.

Dengan menggunakan email seseorang bisa degan mudah berhubungan dengan orang lain secara cepat. Bayangkan dengan cara ini, seorang siswa atau mahasiswa dapat dengan mudah berhubungan dengan guru atau dosen di luar negeri tanpa terhalang ruang dan waktu. Artinya seorang siswa atau mahasiswa dapat menimba ilmu yang terkait denga internet dan tidak harus tergantung dengan guru atau dosen yang ada di lingkungan universitas atau sekolah terdekat.

Pengriman email yang lebih cepat dapat dilakukan dengan menggunakan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Untuk masalah ini, setelah surat dibuat, server mail dengan segera membangun hubungan dengan alamat tujuan dan mengkiirimkannya. Unutk mengirimkan pesan melalui email, seorang user hanya membutuhkan informasi alamat penerima, yang terdir dari nama dan alamat. Bagian nama digunakan userid dan tempat adalah domain name dari komputer yang dituju. Simbol @ digunakan untuk memisahkan kedua bagian ini. Jika seorang user ingin mengirimkan email kepada seseorang pada komputer yang sama, maka user tersebut tak perlu memberikan domaine name, karena komputer secara otomatis akan menyampaikan pemakai lokal dengan ID tersebut.

Email terdiri dari tiga bagian yang berbeda, yaitu header, isi pesan dan tanda tangan. Bagian header digunakan untuk mengetikan alamat pengirim, alamat penerima, tanggal dan waktu pesan dikirim, ID yang digunakan oleh program email dan subyek email tersebut. Bagian kedua terdiri dari isi pesan yang ingin disampaikan. Aturan umum di internet adalah menghindari pengiriman pesan lebih dari 64 KB. Bagian ketiga adalah tanda tangan. Tanda tangan tersebut dibuat dengan gambar dari simbol karakter ASCII.

Program Email

Program komputer yang digunakan untuk mengirim dan menerima email sangat banyak pilihannya. Barangkali bisa diusahakan suatu pembahasan umum yang menyangkup hal-hal mendasar yang dimiliki oleh setiap email client tersebut, akan tetapi jauh lebih baik bila kita merujuk pada satu email client tertentu supaya kita bisa punya orientasi yang sama. Oleh karena itu dari awal saya ingin menetapkan bahwa program email yang akan dirujuk di sini adalah Outlook Express buatan Microsoft. Mulai dari versi 3, 4.1, 5.0, dan 5.1 email client yang populer ini memiliki prinsip penggunaan dasar yang sama.

Sebagai catatan, dari berbagai forum diskusi atau milis mengenai komputer serta informasi yang tersebar di internet diperoleh informasi bahwa Outlook Express ternyata sering menunjukan error bug bila pemrograman ini digunakan untuk multipleaccount dan menerima email dalam jumlah banyak. Akan tetapi bila penggunanya hanya single account, email client ini cukup stabil. Memang harus diakui bahwa tidak ada program komputer yang sempurna. Oleh karena itu patut pula dipertimbangkan email client alternatif seperti Eudora Pro, Eudora Light, Becky, Calypso, QuickMail Pro, The Bat!, dan lain-lain. Masing-masing program memiliki kelebihan sendiri-sendiri dengan fitur yang berbeda-beda. Semuanya dapat dicari dan diambil secara gratis di internet melalui alamat seperti: www.download.com.

Cara Kerja Email

Sama halnya dengan surat biasa yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa Computer lain di sepanjang jaringan internet. Komputerkomputer itu disebut dengan email server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan seperti ditunjuk pada alamat email kepada siapa kita menulis email, email tersebut disimpan pada sebuah mailbox.

Si pemilik alamat emailbaru bisa mendapat email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya. Jadi, tidak benar kalau dibayangkan bahwa untuk bisa menerima email kita harus terhubung terus menerus ke internet. Untuk bisa menerima email kita mesti memiliki sebuah account pada suatu email server, yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini sama dengan bila kita memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada snail mail kita hanya bisa menerima surat manakala kita berada di alamat kita, sedangkan pada email, kita bisa menerimanya di mana saja kita berada.

Hali ini bisa dilakukan karena bila kita bisa menghubungi sebuah email server&\ mana kita punya accaount email, maka kita bisa mengambil atau mendownload semua email yang dirujukan kepada alamat email yang ita miliki. Untuk itu kita mesti memperhatikan protokol penerimaan dan pengiriman email. Protokol di sini maksudnya sebuah prosedur standar untuk mengatur transmisi data di antara komputer-komputer. Untuk pengiriman, protokolnya sama dengan SMTP, singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol. Setiap mail server memiliki SMTP dan POP yang berbeda-beda.

Bila kita bisa menguasai cara menghubungi SMTP dan POP dari lokasi yang berbeda, sebenarnya ini bisa mengatasi masalah kepemilikan komputer dan koneksi internet. Bila kita tidak memiliki sendiri komputer dan koneksi internet , kita masih bisa men-download email yang ditujukan kepada alamat email kita. Alternatif untuk itu misalnya menggunakan email client yang bisa menangani lebih dari satu account (multiple account) bisa saja kita nebeng komputer teman atau komputer kampus atau mendownload email di cybercafe atau rental-rental komputer yang kini bertebaran di mana-mana.

Anatomi Alamat Email

Bilamana kita membaca alamat sebuah surat biasa, kita bisa membayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim surat dari kita. Pertanyaannya adalah, apa yang bisa kita pahami dari sebuah alamat email ? Alamat email terdiri dari dua bagian yang dipisahkan dengan tanda axon / @. Misalnya alamat:kris_andri@yahoo.com Di sebelah kiri @ disebut user name (kris_andri), yang menunjuk pada identitas si pemilik email. User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname, nomor atau apapun juga. User name juga menjadi nama emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail server.

Di sebelah kanan @ (yahoo.com) disebut juga domain name,yang menunjukan identitas mail server di mana seorang user memiliki mailbox. Domain name biasanya menunjukan nama perusahaan atau organisasi pemilik sebuah account. Misalnya, liputan6@sctv.co.id (crew acara liputan6 di SCTV), ylbhi@ylbhi.org (yayasan Lembaga Bantuan Hukum Indonesia), kompas@kompas.com(Surat Kabar Harian Kompas).

Selain itu, dari bagian paling belakang dari sebuah email kita bisa memperoleh beberapa dugaan mengenai pemiliknya. Misalnya .com, biasanya ini dimiliki oleh perusahaan komersial atau usaha bisnis lainnya, .edu, biasanya menunjukan bahwa pemiliknya adalah sebuah universitas atau institusi pendidikan, seperti humas@maranatha.edu, gov, dimiliki oleh instansi pemerintah, mil, dimiliki instansi militer. Bagi email server yang letaknya di luar Amerika, seringkali alamatnya diberi identitasnya sesuai nama negaranya. Sebagai contoh id (Indonesia), au (Australia), uk (United Kingdom), nz (New Zaeland), dan sebagainya.

Mekanisme Email

Dalam perkambangannya, email ternyata tidak hanya seperti yang dideskripsikan pada keterangan di atas. Lebih rinci, dari mekanisme pengiriman dan penerimaannya terdapat beberapa jenis sebagai berikut:

1. POP Email

Email jenis ini adalah persis seperti yang dijelaskan pada bagian di atas. POP singkatan dari Post Office Protocol. Jadi, jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah surat biasa yang mesti melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di mana alamat email kita terdaftar.

2. Web Base Email

Web Base Email, atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki accountemail sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server,tapi ke sebuah web server. Jadi, orang yang akan mengirmkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah accountemail yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah accountemail dengan username yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.

Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedia bagian-bagian yang bisa diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya. Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita, maka kita akan harus ke bagian inbox yang tentu di sediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email semacam ini. Sekali lagi, emuanya tidak menngunakan email client, seperti yang dituliskan diatas, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, mailexcite.com, astaga.com, dan sebagainya.

3. E-mail Forwarder

Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk membayar sejumlah uang tertentu. Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan ter-lalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonym dalah sebuah forum dis-kusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain.

Format Email

Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu :

1. Plain Text

Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American standart code for information interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.

2. HTML

HTML singkatan dari Hypertext Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standar yang digunakan untuk menampilkan / mengatur tampilan materi-materi informasi di internet. E-mail yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna layout, sampai peletakan gambar.

Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi/milih ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plaintext saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plaintext. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plaintext atau HTML, tapi pertanyaannya; bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML ?

Variasi Email

Dalam beberapa hal email memang meniru surat biasa meskipun jelas email memiliki banyak kelebihaan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinaan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu : point to point, carbon copy, distribution list dan discussion list.

1. Point To Point

Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan diantara yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari idurpribadi.

2. Carbon Copy (CC)

Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian.

3. Blind Carbon Copy (BCC)

Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver.501 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan view dan all headers.

4. Distribution List

Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini lebih berkenaan dengan aturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, arti-nya tidak terintegrasi dengan email ‘client’ yang digunakan. Yang dimaksud dengan distribution list adalah sebuah caara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu ( pengumuman, barita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, bulletin, jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuat ajamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber)dari distribution list.

Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual.

5. Disccussion List

Disccussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih popular dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan discussion list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadapat sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.

Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memelurkan intervensi seorang administrator yang menge-lola milih, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan.

Menjadi anggota mills. Mills yang seperti itu tentu adlah sebuah milis yang erbuka bagi siapa saja untuk bergabung. Akan tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seseorang administrator milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administrator, dan sebagainya.

Location: Indonesia