Manfaat Penerapan Kaizen dalam Proses Produksi

Para pekerja di sebuah perusahaan Jepang baik di negaranya ataupun perusahaan Jepang yang ada di Indonesia tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah Kaizen. Pemahaman konsep Kaizen ini pada umumnya diberikan saat seseorang yang baru masuk menjadi karyawan baru dan nantinya dapat diimplementasikan saat ia bekerja.

Ketika perusahaan ingin menerapkan Kaizen, maka dibutuhkan sebuah tool yang namanya Siklus Plan, Do, Check, Acts (PDCA). PDCA itu sendiri menjadi alat kontrol operasional dan proses perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) bagi perusahaan.

Lalu, apa saja manfaat dari penerapan kaizen? berikut penjelasan lengkapnya.

Pengertian Kaizen

Kaizen berasal dari Bahasa Jepang, KAI artinya perbaikan dan ZEN artinya baik. Sehingga dapat diartikan sebagai perbaikan terus menerus (continous improvement).

Kaizen artinya memperbaiki dan fokus pada pengembangan dan penyempurnaan secara terus-menerus. Hal itu dapat dimulai dengan menyadari ada yang tidak beres sehingga diperlukan update perbaikan.

Sistem kaizen membetulkan yang salah atau error. Yang boros dibuat hemat. Yang sia-sia dan tak bermakna dihilangkan. Yang sudah baik ditingkatkan. Dan yang sudah meningkat, ditingkatkan lagi sampai seterusnya tidak dikenal kata sempurna dalam hal perbaikan.

Untuk mengetahui ketidakberesan ada metodenya. Perusahaan perlu menganalisa permasalahan apa yang menyebabkan ketidakberesan. Atau menganalisa permasalahan terkait dengan kekurangan pada praktik yang sudah berlangsung.

Selanjutnya, perusahaan dan timnya barulah beranjak pada perumusan apa-apa saja yang harus dilakukan dan kebijakan apa yang perlu diambil.

Apa-apa yang telah dirumuskan harus dilakukan oleh semua karyawan secara konsisten. Lalu hasilnya akan dievaluasi. Lalu dicari lagi cara yang lebih baik. Begitu seterusnya. Kaizen itu tiada akhir.

Kaizen dalam Perusahaan

Dalam penerapannya di sebuah perusahaan, Kaizen melibatkan seluruh pekerja, tanpa terkecuali, dari mulai manajemen tingkat bawah sampai manajemen tingkat atas berupaya untuk selalu memperbaiki mutu produk atau layanannya secara terus-menerus.

Ada empat hal yang perlu dilakukan standarisasi apabila KAIZEN akan diterapkan di dalam perusahaan, yaitu

Standarisasi Metode Pekerjaan atau Work Technique
Perusahaan perlu membuat standarisasi terhadap metode atau teknik pengerjaan sehingga karyawan mempunyai pedoman dalam menjalankan tugasnya.

Dengan adanya standarisasi teknik memudahkan perusahaan untuk melakukan prediksi terhadap waktu pengerjaan. Selain itu misalkan adanya pergantian shift pekerja, item pekerjaannya dapat diteruskan kepada tenaga kerja lainnya dengan metode pekerjaan yang sama.
Standarisasi Waktu Siklus atau Cycle Time

Standarisasi waktu siklus ini merupakan penetapan perhitungan terhadap waktu yang dibutuhkan untuk membuat satu unit produk.

Waktu siklus kerja harus kurang dari atau sama dengan takt time sehingga kecepatan produksi dapat memenuhi permintaan pelanggan. Jika waktu siklus lebih besar dari takt time yang ditentukan, maka harus dilakukan pendistribusian ulang beban kerja agar lebih merata (Heijunka).
Standarisasi Urutan Kerja atau Work Sequence

Selain standarisasi waktu siklus, perusahaan perlu melakukan standarisasi urutan kerja yang digunakan untuk mempertahankan waktu siklus pengerjaan itu sendiri. Dengan urutan dan metode kerja yang telah distandarisasi, setiap pekerja dapat mengerjakan hal yang sama meskipun orang (pekerja) dan mesin atau peralatannnya berbeda-beda.
Standarisasi Produk Dalam Proses atau Work In Progress (WIP)

Tahapan proses produksi kadang-kadang memerlukan jumlah minimum untuk dapat melanjutkan ke proses berikutnya.

Contohnya bahan baku produksi yang memerlukan waktu pendinginan ataupun pemanasan yang lama sehingga memerlukan penyimpanan sejumlah komponen atau unit tersebut untuk dapat dilanjutkan pada proses selanjutnya.

Oleh karena itu, perlu ditentukan standarisasi jumlah WIP sehingga tidak terjadi pemborosan ataupun pekerjaan yang sia-sia.

Yang perlu diingat adalah strategi kaizen ini merupakan peningkatan yang dilakukan secara konsisten dan terus-menerus sehingga keempat standarisasi di atas akan terus dievaluasi dan sangat mungkin untuk dilakukan perbaikan standarisasi.

Manfaat Penerapan Kaizen Dalam Perusahaan

Kaizen tidak hanya soal pekerjaan ketika Anda bekerja di sebuah perusahaan. Kaizen juga mencakup soal diri Anda bagaimana menjadi orang yang lebih baik secara konsisten dan berkelanjutan. Berikut ini adalah manfaat dari penerapan Kaizen dalam perusahaan:

Mampu Menghindari Pemborosan

Perbaikan-perbaikan kecil yang dilakukan oleh perusahaan secara konsisten akan dapat menghilangkan pemborosan biaya dan waktu yang biasanya harus dialokasikan oleh perusahaan. Baik perusahaan maupun pekerjanya akan terus bertumbuh setiap hari tanpa melakukan hal-hal yang tidak perlu.

Mampu Berubah dan Beradaptasi secara Cepat

Perusahaan khususnya startup membutuhkan pengembangan bisnis atau bahkan mengubah model bisnisnya secara cepat. Dengan menerapkan Kaizen, perusahaan dapat dengan mudah melakukan yang namanya pivot bisnis tersebut.

Menghasilkan Produk sesuai dengan Jadwal

Penerapan sistem kaizen dalam perusahaan akan mampu menghasilkan produksi yang sesuai dengan pesanan pelanggan. Pelaksanaannya dibantu dengan sistem produksi tarik (pull system) dan menggunakan kartu kanban.

Menyelesaikan Produk Lebih Cepat

Dalam implementasi Kaizen, baik proses pengiriman bahan baku ke perusahaan ataupun pengiriman produk jadi ke pelanggan dapat dilakukan lebih cepat.

Dalam prosesnya, perusahaan akan lebih fokus hanya pada hal-hal yang paling penting dan dibutuhkan oleh pelanggan.

Apabila produk atau barang sudah memenuhi syarat minimal yang telah ditentukan sebelumnya, maka barang-barang tersebut sudah dapat diluncurkan kemudian dilakukan perbaikan secara terus-menerus.

Contoh mudahnya adalah produk digital. Sementara itu produk fisik sedikit memerlukan strategi yang berbeda selain daripada terpenuhinya syarat minimal tersebut untuk dapat segera diluncurkan.

Memperbaiki Aliran Produksi

Penataan produksi dilakukan dengan berpedoman pada lima disiplin di tempat kerja atau dikenal dengan budaya kerja 5S atau 5S yang antara lain :

Seiri atau Ringkas (memilah), yaitu membuang barang atau benda yang tidak perlu
Seiton atau Rapi (penataan), yaitu pengaturan barang-barang dengan rapi
Seiso atau Resik (pembersihan), yaitu membersihkan terus-menerus
Seiketsu atau Rawat (Pemantapan), yaitu menjaga benda atau barang dalam kondisi standar yang baik
Shitsuke atau Rajin (Pembiasaan), yaitu latihan dan disiplin diri dengan peningkatan berkelanjutan

Budaya kerja di atas merupakan sikap kerja dasar yang harus dimiliki oleh setiap karyawan untuk meningkatkan mutu perusahaan.

Menyempurnakan Kualitas Produk

Sasaran utama dari Kaizen adalah meningkatkan kualitas. Perusahaan perlu memperhatikan kualitas dan nilai tambah produk atau jasa dari perspektif para konsumen.

Selain itu perusahaan melihat prinsip manajemen, yaitu memelihara pengendalian proses dan membuat semua orang yang terlibat di dalam proses produksi bertanggungjawab terhadap tercapainya mutu.

Menghasilkan Karyawan yang Tanggap

Penerapan sistem kaizen ini mengharuskan karyawan untuk lebih tanggap di mana seluruh karyawan harus menguasai seluruh bidang atau bahkan lintas disiplin dalam perusahaan sesuai dengan jenjang dan kedudukannya.

Karyawan akan tanggap apabila lampu Andon menyala sehingga proses produksi dihentikan. Seluruh karyawan terfokus pada perbaikan yang terkenal dengan istilah Jidoka, yaitu semua karyawan bertanggungjawab terhadap tercapainya produk yang baik dan mencegah terjadinya kesalahan.

Membantu Menghadapi Ketidakpastian

Dengan menerapkan kaizen, perusahaan akan terbantu dalam hal untuk dapat menghilangkan ketidakpastian yang timbul.

Contohnya permasalahan mengenai supplier atau pemasok, perusahaan harus menjalin hubungan yang baik secara konsisten dengan para pemasok. Dan memilih pemasok yang lokasinya berdekatan dengan perusahaan dengan cara menjalin hubungan abadi dan memiliki satu pemasok yang lokasinya berdekatan dengan perusahaan.

Itulah ulasan mengenai apa itu Kaizen, penerapan kaizen dalam perusahaan, dan manfaatnya. Kaizen dimulai dengan niat dan komitmen untuk perbaikan. Tentu saja niat belaka tidak cukup. Ada metode dan teknik kaizen yang harus dipelajari. Kedisiplinan dan kerjasama tim adalah kunci untuk dapat menjalankan siklus mutu kaizen.

Location: