Tahapan BPM (Business Process Management) Untuk Menghadapi Persaingan Usaha

Teknologi Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) merupakan jawaban yang benar-benar ditunggu dan dibutuhkan kalangan pebisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini.

Pengertian BPM

Business process management (BPM) adalah disiplin ilmu yang digunakan untuk menganalisa proses bisnis dalam suatu organisasi berjalan sehingga organisasi tersebut mampu meningkatkan keuntungannya.

Adapun aktivitas perusahaan yang perlu dilakukan BPM dalam operasi perusahaan biasanya adalah proses pabrikasi, pemasaran, komunikasi, dan proses operasi perusahaan lainnya.

Sementara itu terdapat tools yang bisa digunakan untuk mendukung BPM tersebut, yaitu Business Process Management System (BPMS).

Tujuan BPM

Tujuan dilakukannya BPM dalam proses operasi perusahaan adalah untuk meluruskan proses bisnis berdasarkan sasaran hasil yang strategis dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Fungsi BPM

BPM memiliki dua jenis fungsi, yaitu:

Eksploitasi, yaitu untuk menyelesaikan masalah di dalam proses bisnis sehingga mampu menciptakan proses bisnis yang higienis di Perusahaan.
Eksplorasi, yaitu untuk menciptakan sebuah desain proses yang benar-benar menarik bagi pelanggan sehingga mereka menggunakan produk atau jasanya, terutama adalah kemampun perusahaan dalam implementasi BPM untuk menciptakan inovasi baru.

Mengapa BPM diperlukan?

Agar sebuah bisnis bisa berlanjut tidak hanya dibutuhkan dengan adanya Enterprice Resource Planning (ERP), namun juga perlu diimbangi dengan Business Process Management (BPM). Karena hal ini diperlukan untuk mengevaluasi proses bisnis dan kemungkinan perbaikannya.

Tahapan dalam Implementasi BPM

Dalam mengelola proses dibutuhkan usaha berkelanjutan. Kurangnya monitoring dan pengembangan berkelanjutan dari proses menyebabkan terjadinya penurunan jumlah pelanggan. Pengembangan usaha berkelanjutan dalam BPM membantu perusahaan untuk mempertahankan pelanggannya sehingga mampu berkompetisi di dunia usaha. Adapun tahapan implementasi BPM tersebut adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi Proses (Process identification)

Pada tahap ini, permasalahan bisnis didiskusikan melalui brainstorming yang dilakukan oleh tim. Proses produksi baik barang atau jasa yang relevan terhadap permasalahan tersebut diidentifikasi, dibatasi dan dihubungkan satu sama lain.

Hasil dari tahapan identifikasi proses ini adalah arsitektur proses terkini yang menyediakan pandangan atau gambaran menyeluruh terhadap proses di organisasi dan hubungan sebab-akibatnya.

2. Penemuan Proses (Process discovery)

Pada tahap ini, tim melakukan dokumentasi terkait dengan tahapan proses bisnis, biasanya dengan model format proses as-is atau identifikasi proses di awal dengan tidak melihat SOP. Namun, tim langsung terjun ke lapangan melakukan interview langsung dengan user.

3. Analisis Proses (Process analysis)

Pada tahap ini, permasalahan yang berhubungan dengan proses as-is (proses bisnis saat ini) dianalisa dan jika memungkinkan dilakukan pengukuran kinerjanya.

Keluaran dari tahap ini adalah kumpulan permasalahan yang terstruktur. Kemudian tim memprioritaskan permasalahan yang paling utama hingga permasalahn yang paling kecil sehingga dapat diperkirakan usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

4. Desain ulang proses (Process redesign)

Tujuan dari tahap desain ulang proses ini adalah untuk mengidentifikasi perubahan pada proses yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan.

Tim membuat desain ulang proses bisinis dengan beberapa pilihan yang kemudian dibandingkan menggunakan pengukuran kinerja yang dipilih. Keluaran dari tahap ini biasanya adalah proses to-be atau proses yang diharapkan, sebagai dasar untuk dilakukan tahapan berikutnya.

5. Implementasi Proses (Process Implementation)

Pada tahap ini, tim melakukan perubahan dari proses bisnis yang sekarang (proses as-is) diubah ke proses bisnis yang sudah didesain (proses to-be) sebelumnya.

Implementasi proses terdiri dari dua aspek, yaitu:

Manajemen perubahan organisasi (Change Management), yaitu mencakup perubahan seluruh aktivitas atau cara kerja dan seluruh orang yang terlibat di dalamnya
Otomasi proses, yaitu lebih merujuk pada pengimplementasian dan pengembangan sistem IT dalam organisasi yang mendukung proses to-be.

6. Monitoring dan Kontrol Proses (Process monitoring and controlling)

Pada tahapan terakhir ini, tim melakukan monitoring atau pengawasan terkait proses dengan tujuan untuk menentukan seberapa baik proses berjalan yang disesuaikan dengan pengukuran kinerja serta tujuan kinerja.

Dalam tahap ini kemungkinan akan ditemukan bottlenecks (terhambatnya performa sistem), penyimpangan atau permasalahan untuk kemudian dikoreksi sehingga diperlukan pengulangan tahapan (siklus) secara berkelanjutan, sesuai yang terdapat pada diagram.

Itulah ulasan mengenai apa itu BPM. Sebuah organisasi atau perusahaan perlu melakukan perbaikan dan pengontrolan terkait proses bisnisnya sehingga mampu memperbaiki kualitas dari produk dan jasanya. Semoga bermanfaat.

Location: