Mengenal Metode BCP (Business Continuity Plan) Untuk Menjaga Kelangsungan Bisnis

Alat bantu yang dapat digunakan oleh organisasi atau perusahaan dalam mempersiapkan diri untuk menangani keberadaan gangguan atau ancaman bencana adalah Business Continuity Planning (BCP).

BCP merupakan bagian penting dari Business Continuity Management (BCM). Dengan dilakukannya penyusunan BCP dalam setiap fungsi-fungsi bisnis, perusahaan tersebut akan sangat dimungkinkan untuk lebih siap dalam menghadapi dan menangani keberadaan ancaman-ancaman bencana yang mungkin akan dihadapi.

Sayangnya, masih banyak sekali perusahaan yang belum memahami pentingnya dilakukannya penyusunan Business Continuity Planning (BCP). Berikut kami paparkan mengenai tujuan dan fungsi BCP serta tahapan pembuatan dokumen BCP.

Apa itu BCP?

Business Continuity Planning (BCP) atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan PKB (Perencanaan Kontinuitas Bisnis) adalah metode perencanaan yang digunakan organisasi atau perusahaan untuk menjaga kelanjutan operasional bisnis sebelum, selama, dan setelah kejadian gangguan, bencana dan kerusakan yang terjadi.

Dalam menyusun perencanaan BCP, pelaku usaha harus memperhatikan potensi risiko yang bisa saja menimpa pertumbuhan bisnisnya, baik itu risiko berupa bencana maupun kegagalan sistem. Dengan pelaksanaan BCP yang baik, sistem penunjang proses bisnis yang dimiliki perusahaan akan tetap dapat berfungsi dengan baik.

Banyak personel yang harus terlibat dalam pelaksanaan BCP. Oleh karenanya, pembentukan struktur atau tim pelaksanaan BCP sangat diperlukan. Struktur organisasi tim pelaksana ini terdiri dari manajer senior, seluruh anggota dari unit bisnis fungsional, divisi sistem informasi atau teknologi informasi, dan divisi administrasi.

Tujuan Penyusunan BCP

Berikut adalah tujuan BCP (Business Continuity Plan) :

Perusahaan tetap dapat menjalankan proses bisnisnya dalam situasi normal maupun kritikal,
Perusahaan memiliki ketahananan terhadap risiko yang mungkin terjadi
Menjamin kontinuitas pertumbuhan bisnis ketika perusahaan kehilangan akses terhadap manusia, fasilitas, sistem informasi, layanan dan sumber daya.
Mendokumentasikan sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung proses bisnis saat dalam keadaan kritis
Mengetahui lama waktu pemulihan (recovery time) fungsi bisnis agar dapat pulih kembali setelah kejadian gangguan atau bencana
Mendokumentasikan catatan penting untuk mendukung keberlanjutan bisnis

Hubungan BCP dengan DRP

Selain BCP terdapat DRP (Disaster Recovery Plan) yang memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk menjaga operasional bisnis dan menjaga bsinis dari dampak bencana maupun gangguan. Meskipun memiliki tujuan yang sama antara Disaster Recovery Plan (DRP) dan Business Continuity Plan (BCP), kedua metode manajemen risiko tersebut merupakan dua hal yang berbeda. Berikut ini adalah perbedaan dari BCP dan DRP:

Business Continuity Plan (BCP), yaitu salah satu manajemen risiko yang digunakan perusahaan tentang bagaimana perusahaan mendefinisikan aset, ancaman dan skenario yang dapat berdampak bagi pertumbuhan bisnis. Dengan BCP perusahaan dapat mengambil keputusan-keputusan mengenai bagaimana dan sampai tahapan mana mitigasi risiko dilakukan. Dengan kata lain, BCP adalah bagaimana perusahaan mencegah terjadinya gangguan atau bencana.
Disaster Recovery Plan (DRP), yaitu metode yang digunakan perusahaan dalam perencanaan yang dilaksanakan setelah terjadinya gangguan atau bencana. Dengan kata lain, DRP adalah metode perencanaan yang dilaksanakan perusahaan apabila gangguan atau bencana terjadi.

Dalam buku pedoman Contingency Planning Guide for Federal Information Systems yang terbitkan oleh National Institute of Standards and Technology (NIST) dijelaskan mengenai perbedaan BCP dan DRP, yaitu sebagai berikut :

Jenis Perencanaan	Tujuan	Ruang Lingkup	Waktu Pelaksanaan	Fokus
Business Continuity Plan (BCP)	Menyediakan prosedur untuk menjaga proses operasional bisnis dari gangguan yang bersifat signifikan	Perencanaan dapat dibuat untuk satu unit proses bisnis saja atau untuk keseluruhan proses pada perusahaan atau organisasi	Perencanaan ini dilaksanakan setelah dan selama terjadinya gangguan	Perencanaan fokus perusahaan pada proses bisnis yang berjalan
Disaster Recovery Plan (DRP)	Menyediakan prosedur untuk melakukan relokasi operasional sistem informasi ke tempat alternatif lain	Perencanaan dibuat untuk sistem informasi yang mengalami gangguan dan membutuhkan relokasi tempat	Perencanaan ini dilaksanakan setelah terjadinya gangguan	Cakupan perencanaan fokus pada sistem informasi yang dapat diimplementasikan oleh perusahaan

Dari tabel perbedaan diatas dapat disimpulkan bahwa BCP dan DRP memiliki tujuan yang sama yaitu untuk menjaga keberlangsungan bisnis utama pada suatu organisasi. Namun cakupan BCP lebih luas yaitu untuk merencanakan keberlangsungan bisnis. Sementara itu DRP memiliki fungsi untuk mendukung BCP sehingga dapat memulihkan pertumbuhan bisnis akibat dari adanya gangguan yang terjadi. Cakupan dari DRP hanya terbatas pada teknologi informasi atau sistem informasinya saja.

Tahapan dalam Pembuatan Dokumen BCP

Untuk memudahkan penyusunan sebuah dokumen BCP, berikut ini kami berikan tahapan-tahapan yang harus dikerjakan oleh perusahaan, yaitu sebagai berikut:

1. Project Initiation

Tahapan project initiation yaitu organisasi atau perusahaan mengidentifikasi titik awal dan akhir dari penyusunan perencanaan, mulai dari tujuan, kebutuhan, dan target-target suatu proyek.

2. Risk Assessment

Risk Assessment (penilaian risiko) adalah proses yang dilakukan perusahaan untuk mengidentifikasi risiko atau bahaya potensial dan menganalisa apa yang akan terjadi jika hal tersebut terjadi. Perusahaan perlu mempertimbangkan berbagai macam bahaya yang bisa saja terjadi mulai dari risiko kecil hingga yang besar - seperti bencana alam.

3. Business Impact Analysis (BIA)

Setelah perusahaan menganalisa risiko yang bisa saja terjadi, perusahaan selanjutnya melakukan analisis terhadap dampak yang harus dihadapi apabila risiko itu terjadi atau biasa disebut dengan analisa dampak bisnis (business impact analysis).

Perusahaan perlu memahami akan proses mana yang vital dalam suatu bisnis sehingga operasional perusahaan tetap dapat berjalan. Untuk mewujudkannya, perusahaan harus mampu menganalisa dampak yang terjadi dari gangguan proses-proses tersebut.

4. Mitigation Strategy Development

Tahapan ini perusahaan akan mengambil langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan untuk mengurangi efek-efek samping atau risiko. Perusahaan perlu membangun strategi-strategi yang dapat meminimalisir, menghindari atau mentransfer risiko tersebut.

5. BC/DR Plan Development

Pada tahapan ini perusahaan mulai membangun perencanaan business continuity/disaster recovery yang dimulai dengan membuat outline metodologi perencanaan.

6. Training, Testing, Auditinya BC/DR Plan

Memberikan informasi dan melakukan pelatihan kepada karyawan organisasi atau perusahaan terkait bagaimana melakukan implementasi dari perencanaan. Serta melakukan pengujian dan audit dari perencanaan yang telah dibuat.

7. BC/DR Plan Maintanance

Menjaga kevalidan BCP/DRP dengan melakukan peninjauan kembali dan memperbarui perencanaan
apabila ada proses bisnis yang berubah.

Demikianlah penjelasan mengenai apa itu BCP, tujuan dan tahapan dalam penyusunan dokumen BCP. BCP ini diharapkan berguna untuk meminimalkan segala dampak dan risiko dari suatu ancaman yang dapat terjadi, untuk menjaga kelangsungan suatu proses bisnis. Semoga bermanfaat.

Location: